長崎市上下水道局様にて、公営企業会計システム“LiveFinancial®”の電子決裁運用開始

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自治体業務のデジタル化に向けて積極的な取り組みを行う長崎市様で、九州の中核市以上の上下水道事業では先進事例となる、
公営企業会計システムの電子決裁を導入されました。長崎市上下水道局の宮田様と浦川様に、企業会計システムの電子決裁の導入についてお話を伺いました。

長崎市様では、全庁的な文書管理・電子決裁システムが先行して導入されていました。
文書管理システムの電子決裁基盤を活用する場合、決裁者にとっては、文書管理システムで複数システムから回覧される起案文書の承認や決裁ができるというメリットはあるものの、連携するためのシステム改修費用や運用面での課題がありました。
企業会計システム単独で電子決裁機能を導入し、決裁文書は文書管理システムに保存する運用とすることで、決裁文書は文書管理システムで一元管理するという全庁的な方針に従いつつ、コストを抑えたシステム対応を実現しました。

■運用の見直し
本当に必要な処理であるか、今の時代にこの考え方が必要であるかなど、電子決裁導入以前の「あるべき姿」から棚卸と業務の見直しを行いました。実際の電子決裁を想定しながら、実態に則した運用を検討しました。

■各帳票の審査項目について
電子決裁で処理する場合、帳票の金額等の根拠資料について、一つ一つ電子化すると職員様の負担となるため、各帳票の審査項目を絞り、必要最小限の資料を添付する運用に変更しました。

■文書管理システムへの保存について
電子決裁で処理した決裁文書は、自動化できる部分は自動化し、文書管理システムに保存しています。新庁舎への移転時に紙文書の保管場所を８割程度削減したため、電子決裁を導入しペーパレス化することで、紙文書の印刷枚数と保管場所の削減も実現しました。

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